Các chức năng, đội ngũ, stakeholder và RACI
Video 1: Các lĩnh vực chức năng PM phải hiểu
Ý chính
PM không cần là chuyên gia mọi lĩnh vực nhưng phải đủ hiểu để làm việc tốt với từng bộ phận:
| Bộ phận | PM cần hiểu gì |
|---|---|
| Kỹ thuật | Quy trình phát triển, yêu cầu, giới hạn của cái có thể làm. Kỹ sư thường đọc và hiện thực hoá tầm nhìn sản phẩm. |
| Marketing và bán hàng | Quy trình định vị sản phẩm; nếu lệch pha với hai nhóm này thì ý tưởng hay cũng khó đi xa. |
| Sản xuất và vận hành | Nguyên liệu, công nghệ cần thiết, công suất; bộ phận này thực sự "sở hữu" việc làm ra sản phẩm. |
| Hỗ trợ khách hàng | Quản lý quan hệ khách sau khi triển khai: tài liệu kỹ thuật, đào tạo, cập nhật. |
| Chuỗi cung ứng | Quan hệ nhà cung cấp, chiến lược mua hàng, hợp đồng. |
| Quản lý dự án | Nhịp thực thi; hiểu thì mới nối được chiến lược sản phẩm với việc thực thi. |
| Kênh phân phối | Chọn kênh hiệu quả, giá bán phù hợp, đối tác thực hiện cam kết hợp đồng. |
- Công cụ và kỹ thuật cần biết sơ qua: CAD (thiết kế kỹ thuật), công cụ thiết kế UX, Lean (tối ưu quy trình), Design for Six Sigma (phương pháp phát triển sản phẩm mới), Agile.
- Ở một số tổ chức, PM kiêm luôn product owner hoặc project manager; mức độ tham gia của từng vai trò thay đổi theo giai đoạn sản phẩm.
Ví dụ
PM thiết bị y tế biết phải bàn với bộ phận sản xuất về nguyên liệu và công suất ngay từ khi lên ý tưởng. Nếu không, thiết kế đẹp nhưng không thể sản xuất đúng hạn.
Tự kiểm tra
- Kể tên ba bộ phận PM làm việc nhiều ở giai đoạn phát triển.
- Lean và Design for Six Sigma dùng để làm gì?
Video 2: Đội ngũ quản lý sản phẩm và các stakeholder
Ý chính
- Stakeholder trải từ CEO đến công chúng, mỗi người có mức ảnh hưởng và quan tâm khác nhau. Bên có cả hai ở mức cao có thể làm dự án chệch hướng, thậm chí huỷ bỏ.
- Cách làm: nhận diện stakeholder rồi phân loại để biết quản lý ra sao và truyền thông ở mức nào.
- Nội bộ: quản lý, các nhóm chức năng, tài chính, kế toán.
- Bên ngoài: nhà cung cấp, người dùng cuối, kênh phân phối.
- Quản lý stakeholder gồm quản lý kỳ vọng (giúp họ hiểu giới hạn của dự án và lý do) và ảnh hưởng của họ lên nhau.
- Lập kế hoạch truyền thông: ai được thông báo, tần suất, mức chi tiết. CEO có thể chỉ cần báo cáo một trang mỗi tuần; kỹ sư cần báo cáo chi tiết về việc đang làm và thời gian.
- PM cũng phải truyền đạt tầm nhìn cho nhóm, giải thích logic các quyết định, phân tích đánh đổi, lập đội và phân vai.
- RACI là bảng liệt kê stakeholder và mức tham gia từng nhiệm vụ:
- Responsible: người thực hiện.
- Accountable: người chịu trách nhiệm cuối cùng.
- Consulted: người được hỏi ý kiến.
- Informed: người được thông báo. Một người có thể mang nhiều vai ở các nhiệm vụ khác nhau. RACI tránh việc làm ngập mọi người bằng thông tin hoặc việc không cần thiết.
Ví dụ
Raj, giám đốc cung ứng, muốn nhà cung cấp rẻ nhất, dù linh kiện cần bền hơn. PM nhấn mạnh yêu cầu khách là linh kiện chạy 8.000 giờ thay vì 2.000 giờ. PM phải cân bằng và giải thích đánh đổi trước khi quyết định của Raj tác động đến đội kỹ thuật.
Ví dụ RACI (tự đặt) cho nhiệm vụ "chốt thông số tính năng": kỹ sư trưởng (R), PM (A), UX (C), bán hàng (I).
Tự kiểm tra
- Một stakeholder có ảnh hưởng cao và quan tâm cao nên được xử lý thế nào?
- Chữ A và chữ R trong RACI khác nhau ở đâu?
Video 3: Góc nhìn chuyên gia về các vai trò chủ chốt
Ý chính
- PM là vai trò liên chức năng: hằng ngày làm việc với kỹ sư, thiết kế, nghiên cứu, UX, marketing (gần ra mắt để chuẩn bị thông điệp và tài liệu), hỗ trợ và quản lý tài khoản.
- Ba nhóm quan trọng được nhắc đầu tiên:
- Khách hàng: nguồn phản hồi quan trọng nhất; kiểm chứng tính năng với họ, lấy phản hồi trung thực.
- Bên liên quan nội bộ như lãnh đạo, giám đốc; họ có lợi ích tài chính và định hướng chiến lược công ty.
- Đội hiện trường: trước bán hàng, bán hàng, sau bán hàng, đào tạo, hỗ trợ.
- Hai vai trò hay được nhắc là UX designer và engineering manager. Ở startup, PM có thể kiêm cả thiết kế và làm nguyên mẫu.
- Mẹo để có cam kết từ các bên: hiểu động cơ và lợi ích của từng người, tạo đồng thuận, giúp các bên hiểu quan điểm của nhau.
Tự kiểm tra
- Vì sao PM nên hiểu động cơ của stakeholder trước khi cần họ ủng hộ?
- Khi nào PM nên liên hệ với marketing sớm hơn?